Gesetzliche Grundlagen bei krankheitsbedingtem Ausfall von Mitarbeitern
Seit 01. Januar 2023 gilt, dass Mitarbeiter Ihre Krankschreibung durch den feststellenden Arzt digital an Ihre Krankenkasse weitergeben lassen müssen, ohne ein Dokument darüber zu erhalten, welches beim Arbeitgeber für Klarheit über die Dauer der voraussichtlichen Abwesenheit vom Arbeitsplatz sorgt. Diese Pflicht gilt für die Mitarbeiter, die Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind. Privat versicherte Mitarbeiter erhalten noch Papierbescheinigungen für Ihren Arbeitgeber.
Die grundsätzlichen Anforderungen finden Sie auf den Webseiten gesetzlicher Krankenkassen, vorzugsweise denen der AOKs, da diese die Grundpfeiler für die ITSG GmbH bilden, welche für den Datenaustausch zwischen Betrieb<->Krankenkasse<->Arzt zuständig ist.
Zu dem genannten Sachverhalt aus rechtlichen Gründen statt eines Links der Textstrang im grau unterlegten Bereich, den Sie bitte in einer neuen Seite Ihres Browsers kopiert einfügen, um die Grundlagen in Erfahrung zu bringen:
https://www.aok.de/fk/sozialversicherung/entgeltfortzahlung-und-ausgleichsverfahren/elektronische-au-bescheinigung/elektronische-au-bescheinigung
Betriebliche Aufgabenstellung für kranke Mitarbeiter
Gibt der Mitarbeiter keinen Grund für seine Abwesenheit an, der ihn in die Lage versetzt, Lohnfortzahlung zu erhalten, bleibt der Mitarbeiter folglich unentschuldigt seiner Arbeit fern. Somit wäre erst ein Mal eine Fehlzeit ohne Lohnfortzahlung beim Mitarbeiter einzutragen. Insbesondere dann, wenn nicht bis zu 3 Karenztage am Stück auch ohne offizielle Krankschreibung laut Arbeitsvertrag der Arbeit fern geblieben werden kann.
Holt der Mitarbeiter die Begründung der Fehlzeit nach und wird diese durch den dann erfolgreichen Abruf bei der zuständigen Krankenkasse bestätigt, kann der Lohn fortgezahlt, die Fehlzeit auf eine für den Antrag wegen Aufwandsausgleichgesetz (AAG) umgetauscht werden und es ist alles wie vor 2023.
Holt der Mitarbeiter die Begründung der Fehlzeit nach und wird diese durch den damit erfolgenden Abruf bei der zuständigen Krankenkasse nicht bestätigt, bleibt die unbezahlte Abwesenheit bestehen und gilt ggf. als Grund für eine Abmahnung. Auch wie vor 2023- nur dass es auch digitale Unzuverlässigkeiten geben kann, welche die menschliche Zuverlässigkeit der Angaben des Mitarbeiters torpedieren können. Fehlt die digitale eingespeiste Bestätigung der festgestellten Arbeitsunfähigkeit als digitale Rückmeldung der angesprochenen gesetzlichen Krankenkasse, dann liegt wieder eine nicht zu bezahlende Abwesenheit vor. Solange, bis die Rückmeldung korrekt im Softwaresystem des Arbeitgebers ankommt.
Letztlich werden die parallel zu stellenden betrieblichen Anträge auf Aufwandsausgleich der betroffenen Krankenkasse für den vom Mitarbeiter kund getanen Zeitraum dieser Krankenkasse mitteilen, dass noch eAU-Bestätigungen zu senden sein müssen. Konflikte zwischen Arbeitnehmer + Arzt sowie Krankenkasse + Arbeitgeber ab 2023 sind damit vor-programmiert, richtig?
Lexware ® Programmautomatik für Anfrage und Entgegennahme der eAU nutzen
Der Arbeitgeber nutzt Programmfunktionen seiner Lohnsoftware, um diese Krankschreibungen abzuholen- vorausgesetzt,
- er weiss, dass der Mitarbeiter wegen Krankheit für wie lange voraussichtlich fehlt,
- Karenztage sind firmenübergreifend in den Stammdaten der Firma bzw. in den individuell in den Stammdaten des Mitarbeiters eingetragen
- die Fehlzeit „Lohnfortzahlungen bei Krankheit“ wird im Monatsabrechnungsassistenten des betroffenen Mitarbeiters genutzt
- der Anforderungsbutton für eAU, der nach Eintrag o. g. Fehlzeit im Fehlzeitenerfassungs-Assistenten auftaucht, wird mit Haken befüllt (unter Umständen erst nach erneutem Aufruf des Mitarbeiters und dessen Fehlzeiteneintrags, weil das Programm sich erst mal auf die nächste Aktion „besinnen“ = aktualisieren muss)
Darüber hinaus ist bei fortgesetzter, unter Umständen unterbrochener Fehlzeit wegen ein und derselben Krankheit innerhalb eines Zeitraum von 12 Monaten vom Arbeitgeber zu prüfen, inwiefern die 6 Wochen Lohnfortzahlungszeit bereits erreicht oder überschritten sind, damit der Krankenkasse des Mitarbeiters Angaben zur Zahlung von Krankengeld direkt an den kranken Mitarbeiter gesendet werden können.
Für die Erteilung von Krankengeld muss darauf geachtet werden, ob der betroffene Mitarbeiter für den Zeitraum des Bezugs von Krankengeld noch zusätzliche Sachbezüge oder Entgelte vom Betrieb erhält, welche über einen Freibetrag hinaus, wieder zur Abgabenpflicht für diese Entgelte führen.
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