Die Entgeltabrechnungssoftware von Lexware® kann als dreigeteilte Zeiterfassung für Lohnabrechnungszwecke an Mitarbeiter bzw. Abrechnungszwecke an Kunden betrachtet werden:
- Arbeits–Zeiterfassung manuell oder als Importdatei in eine Lexware® Einplatz- oder Mehrplatzversion zuzüglich der Tätigkeitsnachweise für Gehaltsabrechnungssoftware
- Fehl-Zeiterfassung manuell oder als Importdatei (wie bei Arbeitszeit) für (Bildungs-) Urlaub, Krankheit, Streik für Lohnabrechnung und Erstattungszwecke an Krankenkassen bzw. Berufsgenossenschaften
- Projekt-Zeiterfassung mit Reisekosten und Dienstwagen, Bahn, Flugzeug oder ähnliches zuzüglich der Projekttätigkeitsberichte für Warenwirtschaftsrechnungen an Kunden und Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter
Arbeitszeiten und Reisekostenbelege können ab der Premium-Software in eigenen Modulen eingetragen werden. Nutzt man nur die Standardsoftware, gilt, dass die Zeiterfassung über eine Excelliste in die Lohnbuchhaltung und von dieser in die Finanzbuchhaltung importiert werden kann. Monatsweise. Wenn es denn sinnvoll erscheint.
Die Pro und Premiumsoftware gliedert die An- und Abwesenheit (z. B. Krankheit, Urlaub, Berufsschule, Streik) der Mitarbeiter in verschiedene Kategorien, welche in dieser zusätzlichen Software dann zu einem (gleitenden) Arbeitszeitkonto führen können, welches via Internet vom Mitarbeiter und Abteilungsleiter bzw. Chef eingesehen und auch mit Daten gefüttert werden kann. Arbeitstäglich.
Detaillierte Zeiterfassungslisten können monatlich auch als „Nebenbuchhaltung“, ohne direkten Import in die Lohnbuchhaltung, dokumentiert vorliegen. Hauptsache, sie sind archiviert, um bei Betriebsprüfungen vorgelegt werden zu können. Es reicht, die monatlich aufgelaufenen Summen an Stunden und der dafür vorgesehenen Entgelte in die Lohnabrechnung lohnartenweise einzutragen.
Dafür gibt es die Entgeltbescheinigungsverordnung von amtlicher Seite, an denen sich alle lohnanbietenden Softwarehersteller orientieren:
Reisekostenvergütungen an eigene Mitarbeiter der privaten Wirtschaft orientieren sich am öffentlichen Reisekostenrecht des Bundes für seine Beamten und können als Schriftstück des Bundesfinanzministeriums (hier für das Jahr 2023) nachgelesen werden. Es gilt die grundsätzliche Erfordernis, sämtliche Reisekosten an seine Mitarbeiter in der Lohnabrechnung aufzuführen und abzurechnen– es sei denn, das örtliche Finanzamt hat eine Ausnahmegenehmigung für die alleinige Buchung dieser Kosten in der Finanzbuchhaltung erteilt:
Sachbezüge wie Dienstfahrräder, Dienstfahrzeuge oder ähnliches sowie geldwerte Vorteile wie z. B. Bahncard, 50 € Gutscheine monatlich oder vergünstigte Mittagessen werden auch bundesweit allgemein Jahr für Jahr betrachtet:
Erhält der Mitarbeiter keine betrieblich bedingten Auslagen von seinem Arbeitgeber voll oder teilweise ersetzt, kann der nicht ersetzte Anteil vom Mitarbeiter bis zum höchstzulässigen Betrag als betrieblich notwendige Werbungskosten geltend gemacht werden- in seiner Lohnsteuererklärung. Dann wird ein Bruchteil der Kosten für diesen Aufwand an Steuerlast zurück gezahlt. Je nach Grenzsteuersatz des Arbeitnehmers. Nie 100 % der maximal anfallenden Kosten. Ersatz für den gesamten Aufwand kann nur der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen. Vater Staat nicht.
Individuelle Lohnsteuerkürzung auf Arbeitnehmerseite ist hier aber nicht das Thema- wir kümmern uns um das für den Arbeitgeber machbare mittels Lexware® Software.
Projektbedingte Abwesenheiten vom Büro, Lager oder Produktionsbetrieb oder Tätigkeitsberichte für den Aussendienst/Handwerker werden von der Lexware® Warenwirtschaft formulargebunden ausgefertigt (versionsgebunden vorhanden oder frei programmiert) und landen nach Abschluss des Projekt(abschnittes) oder der Tätigkeit beim Kunden wieder in der Warenwirtschaft zur Ausstellung von Rechnungen an Kunden sowie in der Lohnabrechnung zwecks Abrechnung von Arbeitseinsätzen.
Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware® Software- Stammdaten, Zeiterfassung, Reisekosten, Abrechnungsformulare und Versand von elektronischen Daten an die Sozialversicherungsträger sowie Finanzämter können in verschiedenen Programmversionen von Lexware® verarbeitet werden. Teilweise oder insgesamt. Je nach Bedarf.
Da die Pro- und Premiumsoftware-Versionen von Lexware® funktionsreicher in der Eingabe für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie die lohnabrechnende Stelle im jeweiligen Betrieb sind, werden die Facetten der damit möglichen Entgeltabrechnung hier im Schnellgang vorgeführt. Mehr dann in den Beitragsseiten laut Selbst-Schulungsunterlage:
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Sollten Sie noch kein Kunde bei uns sein, da Sie Ihre Lexware®-Software nicht über uns beziehen, steht es Ihnen frei, sich für den Bezug Ihrer Lexware®-Software bei Lern-Ware Konzepte zu entscheiden, um
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(keine büro easy®- Varianten, keine Finanzmanager®-Anwendungen, keine Lexware® Hausverwaltung®, keine Quicken-Software bzw. deren Nachfolger, keine Taxman®-Versionen, keine Lexoffice® Mietsoftware- dahingehend bitte an die Haufe-Lexware Support-Hotlines direkt wenden, vielen Dank!)