1.1.2.a Buchhaltung: Kontenplan zielorientiert wählen
Im Rahmen der Firmenneuanlage wird auch ein Kontenplan benötigt, welcher standardmäßig den Mustervorgaben von DATEV® entsprechen kann. SKR03 oder SKR04 sind die meistbenutzten. Sie unterscheiden sich in der Anzahl der auf Anhieb verfügbaren Sachkonten und der noch frei zu definierenden Kontenklassen. Die Personenkonten-Zuordnung ist landläufig mit dem Nummernkreis 10xxx für Kunden (Debitoren) und 70xxx für Lieferanten (Kreditoren) damit voreinstellbar vorhanden.
DATEV eG als genossenschaftliche Vereinigung vieler deutscher Steuerberater ist federführend in der Gestaltung und Abkündigung aller Standardkontenrahmen. Hier ein paar Grundinformationen im kursiv gesetzten Textstrang, der kopiert und in eine neue Seite Ihres Browsers abgelegt und darin aufgerufen, alles Notwendige offenbart:
Aus rechtlichen Gründen bitte den folgenden Textstrang in die Adresszeile einer neuen Seite Ihres Browser kopiert einsetzen, um den weiterführenden Inhalt zu sehen- vielen Dank:
www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datev-im-web/datev-von-a-z/skr-standard-kontenrahmen/
Sie können aber auch eigenhändig einen Kontenplan anlegen, wenn Ihnen die zugrunde liegenden notwendigen Eingaben für die USt-Ermittlung, Gewinnermittlung und die Zuweisung zu allen Berichtsarten wie ein Kinderspiel erscheint. Wir raten zur Nutzung des SKR03, da dieser Kontenrahmen seine Aufgliederung in Kontenklassen und Kontenarten dem betrieblichen Prozessablauf abschaut.
SKR04 dient im übergeordneten Sinne seiner Systematik dem handelsrechtlichen Jahresabschluss und wird damit meist von Steuerberatern bevorzugt. Ihnen obliegt die Entscheidung des Kontenrahmens laut GoBD des Bundesfinanzministeriums (nicht dem StB!). Allerdings ist dieser Entschluss eine verbindlicher und bleibender, da eine Kontenrahmenänderung viele Zuordnungsprobleme für den Betrieb nach sich zieht. Nicht nur in der Buchhaltung. Auch in der Warenwirtschaft/Produktion/Fertigung/Lohn und Gehalt.
Nur mit in Benutzung stehenden Standardkontenrahmen kann die automatische Kontenaktualisierung, die jährlich für den Einbau neuer KOnten zur Verfügung gestellt wird, funktionieren:
Die Anzahl der Ziffern für die Kontonummern der Standardkontenrahmen können verändert werden- dann ist aber ein Standardkontenrahmeninhalt für die Sach- und Personenkonten vor Benutzung der Software auch abzuändern und die dazugehörigen Kontenklassen ebenfalls, weil ansonsten die Berichtsauswertung in der Summen- und Saldenliste nicht (mehr) darauf zugreifen kann.
1.1.2.b Buchhaltung: Kontenklassen für übergeordnete Betriebsbelange zusätzlich benennen und befüllen
Ein Kontenklasse nach eigenem Bedarf zu benennen ist im SKR03 gleich zweifach möglich, im SKR04 nur mit einer Klasse. Kann ja sein, dass über die zugrunde liegende Buchhaltung über das Bankkonto die Einnahmen aus einer Photovoltaikanlage laufen, aber getrennt ausgewiesen werden sollen, um verschiedene gewerblichen Einkünften mittels eigener Elster-Portal-EÜR zu versenden, da die neu benannte Kontenklasse dann in Summen- und Saldenliste abgegrenzt von allen anderen Kontenklassen, die es eh schon gibt, dargestellt wird.
Oder im Rahmen einer Organschaft mehrerer Lexware®-Firmenbuchführungen werden Aufwands- und Ertragskonten spiegelbildlich in der Kontenverwaltung der Mutter- und Tochterfirma dargestellt, um eine sofortige Kontrolle der finalen Identität des Saldenübertrags von einer Summen- und Saldenlisten zur anderen zu ermöglichen.
Oder es wird eine Kontenklasse mit kalkulatorischen Konten, die am Jahresende den effektiven Kosten weichen müssen, erstellt, um den betriebswirtschaftlichen Gewinn realitätsnah abzubilden.
Generell ist ein Buchhalter gut beraten, sich innerhalb der Standardkontenrahmen zu bewegen, um keine Probleme mit den damit vorkonfigurierten Berichten im Bereich der Auswertungen (USt, BWA, Bilanz,EÜR) zu erhalten.
1.1.2.c Buchhaltung: Kontenarten übersichtlich verstehen lernen
Die Kontenarten können bestmöglich über die Verwaltung dieser in Lexware® aufgerufen und sichtbar gemacht werden.
Je nachdem ob es die
- Bestandskonten (Betriebsvermögen und Betriebsschulden), oder
- die Erfolgskonten (Aufwand und Ertrag) oder
- die umsatzsteuerlichen Konten bzw.
- die Hilfskonten zur Eröffnung oder Abschluss eines Jahres (9000-9009) in den Sachkonten sind,
erfolgt von dieser Kontoart (die Pfeile dort klappen zu Unterkonten auf) die Zuweisung der gebuchten Salden zu den notwendigen Berichten und Auswertung.
Personenkonten für Kunden (10xxx) und Lieferanten (70xxx) runden das Bild über dafür für den Bericht aufsummierende Sammelkonten (z. B. 1400 für Kunden und 1600 für Lieferanten im SKR03) ab.
Sachkonten können somit mit allen relevanten Bezügen zu allen Berichten immer gern kopiert und anders nummeriert und benannt werden, um Sachverhalte gleicher Art differenzierter in allen Berichten und Auswertungen auszudrücken. Bei Neuanlage von Sachkonten ohne Hintergrundwissen sollte vorab der Bezug eines ähnlich gelagerten Kontos mit Bezug auf dessen Einstellungen zu Berichten und Auswertungen gründlich auf Übernehmbarkeit geprüft werden:
1.1.1.d. Buchhaltung: Kostenstellen und Kostenträger sinnvoll nutzen
Die Verwendung von Kostenstellen (Buchhaltung Plus von Lexware® Einplatzversion) und von sowohl Kostenstellen als auch Kostenträgern (Business Plus, Handwerk Plus sowie alle Pro und Premium Versionen von Lexware®) müssen in den Firmenstammdaten angeschaltet werden, um in der Buchungsmaske auffindbar zu sein.
Kostenstellen summieren den Aufwand einer Kostenquelle zusätzlich in einem weiteren Bericht des Betriebes. Beispielsweise die Kosten für nur ein Kraftfahrzeug (PKW oder LKW) mit Bezug auf
- Verbrauchskosten Tankfüllung und Öl, sonstige Flüssigkeiten oder Wagenwäsche
- Versicherungskosten
- KFZ-Steuer
- Reparaturkosten
- Abschreibungsbeträge während der offiziellen Nutzungsdauer (z. B. anteilig pro Jahr 6 Jahre für PKW bei Neukauf insgesamt)
Damit wird pro Gebrauchsgegenstand „KFZ“ (gilt als „Wirtschaftsgut“ des Betriebsvermögens , wie auch alle anderen Geräte, Werkzeuge und Möbelstücke, die langjährig benutzt werden können) die aufgelaufene Summe der Kosten pro Monat, Quartal oder Jahr offen gelegt. Dieser Bericht dient dann als Entscheidungsgrundlage z. B. für Beibehaltung oder Verschrottung dieses Gebrauchsgegenstandes. Oder als kalkulatorischer Bericht für die Entscheidung bei Neuanschaffung gleichwertiger Gebrauchsgegenstände.
Kostenträger sind die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens. Diese Umsatzquellen können auch ihren eigenen Anschaffungskosten berichtsweise gegenübergestellt werden. Oder den verschiedenen Absatzwegen über verschiedene Vertriebskanäle via Erlöskonto wie z. B. einem Online Marktplatz, dem eigenen Webshop, dem Ladengeschäft, Empfehlungsgeschäft usw. Hier wird nach dem Rohertrag dieses Unternehmensinhaltes gesucht oder nach dem „besten“ Absatzpreis, der den Gewinn durch weniger Einsatz in die Höhe schnellen läßt, um nicht nur die Einkaufskosten sondern auch die sonstigen Unternehmenskosten für Verwaltung, an Mitarbeiter solwie Abgaben an Vater Staat bezahlen zu können. Auch hier bietet sich dieser Bericht als Entscheidungsgrundlage mit Bezug auf Beibehaltung dieses Produktes, dessen „Verschrottung“ oder der Kalkulation von Schaffung ähnlicher Produkte als Erlösquelle an.
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