Sobald Sie alle Abrechnungen auf Sinnhaftigkeit und Vollständigkeit am Ende des Monats oder Anfang des Folgemonats geprüft haben, gilt es, diese Berichte, Nachweise und Meldungen so zu archivieren, dass ein jederzeitiger vollständiger Zugriff ermöglicht wird. Nicht nur durch den Aufruf der Berichte im Programm selbst.
Lexware® Lohnsoftware gestaltet diese Archivierungsmaßnahme schon seit Jahren sehr sinnvoll, da diese den laufenden Monat samt Firmennamen in einen Ordner Ihrer Wahl als Unternordner ablegt, sobald Sie den Button „Berichte drucken“ im Laufe der Monatsabrechnung erreichen.
Wie Sie dem eingezeichnenten dünnen Verlauf der Linie zwischen den einzelnen Buttonaufrufen im Bild oben entnehmen können, müssen Sie im Grunde nur dem Vorschlag der Software folgen, die den Weg aufzeigt, wann was zu erledigen ist, um mit der Abrechnung funktional „fertig“ werden zu können.
Sollten Sie in einem oder mehreren Monaten es versäumt haben, diese PDF-Berichte monatsgenau über den Lexware® PDF-Drucker abzulegen, dann können Sie über das Hauptmenü im Bereich „Berichte“ diese jeweils für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer getrennt auf ähnliche Art und Weise in einen Monatsordner mittels PDF-Druck ablegen.
Erstellen Sie die PDF-Berichte bestmöglich vor dem Monatswechsel, sind Arbeitnehmer- und Arbeitgeberberichte zusammen auffindbar. Sie haben dann zudem die Wahl, wie folgt:
Fällt Ihnen dann doch noch eine Fehleingabe in der Monatsabrechnung auf, gilt es diese zu korrigieren. Korrekturen im Laufe ein und desselben Jahres und des noch offenen Vorjahres erfolgen über die Jahresübersicht des Mitarbeiters, welche über den Button „Lohndaten“ erreichbar ist. Dort können auch über die geöffnete Monatsabrechnung des Mitarbeiters dessen Stammdaten geändert werden.
Stammdaten der Firma können Sie über „Bearbeiten“-„Firmenangaben/ Firma“ zwecks Änderung erreichen. Darüber hinaus sind Korrekturen in der „Verwaltung“ für Krankenkassen und Berufsgenossenschaften ebenso möglich und ziehen entsprechende Korrekturabrechnungen nach sich.
Letztendlich ist noch auf den Bericht zur Arbeitgeberbelastung der Entgelte Ihres Mitarbeiters hinzuweisen, welche ermöglicht, einen Kostenfaktor pro erbrachter Stunde durch diesen Mitarbeiter zu ermitteln, um auch wieder in der Produktion oder Dienstleistung in Erfahrung zu bringen, welchen Mindestumsatz die Firma benötigt, um diesen Mitarbeiter gut und gern zu beschäftigen.
Zur effektiven Stundensumme, die der Mitarbeiter gearbeitet hat, können, sofern die Stundenerfassung von Lexware® monatsgenau oder auch eine andere Zeiterfassungssoftware korrekt genutzt und in Lexware eingelesen wurde (nicht so einfach, wie es sich jetzt schreibt… ;0)) , können dann die Berichte über An- und Abwesenheit herangezogen werden, die es ebenfalls in Lexware® Lohn gibt (immer vorausgesetzt, es sind auch Angaben getätigt worden!).
Bitteschön:
Für diese Berichtsausgabe benötigt man keine Fehlzeitensoftware von Lexware sondern nur die reine Stundenerfassung monatsgenau im Abrechnungsmodul, beginnend mit der Einplatzsoftware von Lexware® Lohn- und Gehalt.
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