Es gelten die übergeordneten Prinzipien für Buchhaltungszwecke im Allgemeinen, die bereits auf der Finanz- und Bilanz-Buchhaltungs-Informationsseite präsentiert werden:
Im speziellen gelten hier aber die Regeln des Umsatzsteuergesetzes für die zu dokumentierende Erfassung des Endbetrags von Eingangsrechnungsbelegen (Ausgabenbelege) und für den Wert der ausgestellten Ausgangsrechnungsbelege (Einnahmenbelege) für die Finanzbuchhaltung.
Beispiele für ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen – mit egal welchem Sachverhalt- können Sie vom Landesamt für Steuern in Niedersachsen via
https://lstn.niedersachsen.de/steuer/steuermerkblaetter_und_broschueren/ausstellen-von-rechnungen-is-der-14-14a-ustg-und-vorsteuerabzug-67823.html
herunterladen (rechte Seite des PDFs), bzw. dem Text dieses PDFs entnehmen:
Die Menge der eingekauften Ware, deren Stellplatz/Lagerort und die Menge der zu auszuliefernden Ware inklusive Packliste für den Versand ist dann Inhalt der Lagerbuchhaltung.
Am Anfang und am Ende eines (Wirtschafts-) Jahres muss die gezählte Endwerte (IST-Werte) für die noch im Lager befindlichen Waren mit den Buchhaltungs-Werten (SOLL-Werten), die laut Belegein- und Belegausgang der Lagerbuchhaltung während des Wirtschaftsjahres ein- und ausgegangen sind, übereinstimmen (Inventur). Stimmen diese nicht, kann die Differenz des nicht dokumentierten Lagerabgangs nur über Eigenbedarf, Retouren, Verschrottung bzw. Fehlproduktion (Ausschuss) erklärt werden. Die Fehlanzahl an Stücken muss dann mit eben genannten Gründen oder mit Wareneingang (Lagerzugang), der noch nicht in der Lagerbuchhaltung stückzahlenmäßig sowie parallel in der Finanzbuchhaltung wertmäßig erfaßt wurde, „belegt“ und damit dem Finanzamt gegenüber „erklärt“ werden.
Ab und zu fällt Ware auch mal „vom LKW“ oder verschwindet zusammen mit Mitarbeitern- Diebstahl kann auch ein Thema sein. Schwer zu beweisen. Führt unter Umständen zu Zuschätzungen seitens des Betriebsprüfers für die Höhe des Lagerbestands und damit zu einem höheren Betriebsvermögen als gezählt. Mehr Gewinn. Mehr Steuern.
Allerdings werden diejenigen, die (noch) die Gewinnermittlungsmethode EÜR nutzen dürfen, mit diesem Pflicht-Vergleich von Soll- und Istbestand vorhandener Waren zum Stichtag des Jahresendes verschont. Nur bilanzierungspflichtige Betriebe müssen einen Pflicht-Vergleich von zu diesem Stichtag bestehenden Vermögen und Schulden zwecks Ermittlung ihres Gewinns durchführen und dokumentieren.
Einnahmen-Überschussermittler können auch noch am letzten Tag des Wirtschaftsjahres bar Ware einkaufen, um ihren Gewinn über diese Betriebsausgaben gezielt zu mindern. Bilanzierer, die das gleiche tun, haben im gleichen Betrag, der für die Waren ausgegeben wird, einen Vermögenszuwachs im Lager als Einnahme zu verbuchen. Ein Nullsummenspiel für Bilanzierer. Also keine Hast bitte…
Einnahmen- und Ausgabenbelege münden, egal welche Gewinnermittlungsart zugrunde liegt, in Einzahlungs- und Auszahlungsvorgängen. Via Bank als Überweisung oder Lastschrifteinzug, mittels Bargeld oder über Geldersatzmittel/bankähnliche Zahlungswege wie Kreditkarten oder Paypalkonten.
Zahlungsvorgänge (egal ob bar oder unbar mit Karte) an Ladenkassen bzw. in Hotels und Gaststätten unterliegen spätestens seit 2023 den Technischen Sicherheits-Einrichtungen für Registrierkassen, sofern der Geschäftserfolg maßgeblich davon beeinflusst wird. Ausnahmeregelungen, dass ein gebundenes Kassenbuch tagesgenau (Seite 4 Punkt 5.2) handschriftlich geführt werden kann, gibt es immer noch- kann aber anläßlich einer Kassennachschau vom Finanzamt „verboten“ werden.
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Praktisch bedeutet diese Pflicht zur Protokollierung, dass jeder Kassenvorgang (Grundaufzeichnung) in Deutschland als Datensatz an ein Rechenzentrum im Internet geht, welches von einem betriebsfremden dritten Anbieter angeboten wird, damit dieser betriebsfremde Anbieter auf Anfrage des Finanzamts mitteilen kann, wann welcher Umsatz wo in Deutschlands Betrieben in einer Ladenkasse vereinnahmt wurde. Stimmt dann der dort protokollierte Umsatz (pro Tag, Woche, Monat, Jahr) nicht mit den Angaben zu den Barkassenumsätzen des Betriebes überein, gibt es Ärger… Sie wissen schon, von wem?
Jeder Softwarehersteller hat so seine eigene Barkassensoftware, entweder im Gesamtpgrogramm implementiert oder als AddOn. Jeder Softwarehersteller verweist dann auch auf einen TSE-Anbieter (sogenannte MIDDLEWARE-Hersteller), der mit seiner Barkassensoftware vorschriftsmäßig umgeht, um dem Finanzamt die Betriebsprüfung zu ermöglichen oder zu erleichtern. Diese Middleware Produzenten müssen ihren Firmensitz nicht unbedingt in Deutschland haben. Dem Internet sei Dank (?).
Mittel der Wahl: Lexware® Warenwirtschaft
Das Vorhaben, seinen Lagerbuchhaltung, das Erfassen von Wareneingang und Warenausgang (Lieferscheine im Einkauf und Verkauf), die Stellung von Ausgangsrechnungen und das Einbuchen von Eingangsrechnungen sowie von Retouren, Gutschriften, Anzahlungsrechnungen usw. selbst und ständig durchzuführen, kann von einem Softwareprogramm, welches die Arbeitsschritte im jeweiligen Betriebsablauf gut darstellt und auch mit Hilfestellungen unterstützt, sehr erleichtert werden: Lexware® Warenwirtschaft.
Weist dann bei der Bedienung des Programmes noch eine vertraute Telefonstimme auf Abkürzungen in der Programmautomatik hin und vermeidet Zeitverschwendung durch Abhilfe von landläufigen Fehleingaben, sollte dem guten Gelingen dieses Vorhabens nicht mehr viel im Weg stehen: Lern-Ware Mitarbeiter.
Hier können Sie die Auflistung aller nacheinander zu tätigenden Eingaben in mehreren Beiträgen augenfreundlich gestaltet aufsuchen:
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